Porządek w papierach to podstawa prawidłowego funkcjonowania każdego przedsiębiorstwa. W utrzymaniu ładu w aktach może pomóc wiedza na temat, jakie dokumenty należy archiwizować (i jak długo), a które może pochłonąć niszczarka do biura. Poniżej przedstawiamy małą ściągawkę, dzięki której łatwo sprawdzisz, co zrobić z daną fakturą czy umową.
Jakie dokumenty powinny trafić do archiwum?
Znaczna część druków firmowych wymaga przechowywania przez określony czas. Większość dokumentów księgowych, takich jak księgi rachunkowe, należy przechowywać przez 5 lat. Deklaracje ZUS muszą spędzić w archiwum 5 lub 10 lat, w zależności od tego, kiedy zostały złożone. Przechowywania wymagają również umowy z pracownikami. W przypadku osób zatrudnionych po 1 stycznia 2019 roku niszczenie dokumentów można przeprowadzić dopiero 50 lat po ustaniu stosunku pracy. Archiwizować należy również dokumenty podatkowe: kopie i oryginały faktur VAT czy księgi podatkowe.
Jak widać, przechowywanie dokumentów to dość skomplikowane zagadnienie. Należy pilnować terminów, których rozpiętość jest bardzo duża. Na szczęście nie musisz robić tego samodzielnie. Możesz skorzystać z pomocy profesjonalnej firmy, która poprowadzi Twoje archiwum: https://www.ekoakta.pl/uslugi/archiwizacja-dokumentow/.
Dokumenty niewymagające przechowywania
W zasadzie nie ma dokumentów, które można od ręki zniszczyć. Niektóre mogą być stosunkowo krótko przechowywane. Mowa tu o m.in. o formularzach reklamacyjnych, które należy przechowywać rok po rozliczeniu oraz dokumentach dotyczących sprzedaży detalicznej. Po zatwierdzeniu sprawozdania za dany rok obrotowy można je zniszczyć. Więcej o efektywnych zarządzaniu dokumentacją przeczytasz na: https://www.rhenus-office.pl/uslugi/przechowywanie-dokumentow/.
Niszczenie dokumentów – jak robić to skutecznie?
Firmowe druki, których okres przechowywania minął, należy zniszczyć w taki sposób, by pozyskanie z nich danych osobowych i innych poufnych informacji było niemożliwe. Może w tym pomóc profesjonalna niszczarka do biura. Jaka niszczarka do dokumentów będzie odpowiednia? Podczas wyboru, zwróć uwagę na klasę niszczenia. Powinna wynosić ona co najmniej P-4. Takie urządzenie rozdrobni papier na ścinki o niewielkiej powierzchni.
Jeśli jednak w Twoim archiwum czekają całe stosy zdezaktualizowanych dokumentów, usuwanie ich za pomocą tradycyjnej niszczarki będzie nieefektywne i czasochłonne. W takiej sytuacji lepszym wyborem będzie zlecenie tego zadania zewnętrznej firmie: https://www.destroy.pl/niszczenie-dokumentow/.
Na terenie całej Polski działają specjaliści oferujący niszczenie dokumentów. Wrocław, Grójec czy Sopot – niezależnie od tego, gdzie mieści się siedziba Twojego przedsiębiorstwa, możesz liczyć na szybki odbiór dokumentacji. Utylizacja przebiegnie z poszanowaniem surowych norm bezpieczeństwa, a na dowód tego otrzymasz odpowiedni certyfikat.
Wszystkie firmowe dokumenty wymagają dłuższego lub krótszego przechowywania. Dopiero po upływie okresu obowiązkowej archiwizacji powinny zostać zniszczone. Możesz to zrobić samodzielnie lub zlecić niszczenie dokumentów profesjonalistom. Zaoszczędzisz w ten sposób czas i pieniądze, nie będzie trzeba zastanawiać się, jaka niszczarka do biura będzie najlepsza, a przede wszystkim zyskasz gwarancję, że utylizacja przebiegła w bezpieczny sposób.
Artykuł sponsorowany
4
1
Super rozwiązanie